Tid är pengar på ekonomiavdelningen
Digitala fakturor och minskad manuell fakturahantering är några sätt vår ekonomiavdelning effektiviserat sitt arbetssätt. Något som sparar både miljö och pengar samt frigör tid för mer värdeskapande arbetsuppgifter.
De senaste åren har vår ekonomiavdelning genomfört en rad förbättringar och effektiviseringar i sin verksamhet. Något som delvis beror på att vi har haft en hög personalomsättning på avdelningen där våra nya medarbetare fört med sig fräscha synsätt på hur vi kan arbeta annorlunda. Dels beror det också på att ledningen har gett stort utrymme till personalen att genomföra dessa förändringar.
– När man har varit här så länge som jag har är det viktigt att inte fastna i att göra saker på ett visst, invant, sätt, utan att våga se saker från ett nytt perspektiv, säger Christina Brännström, ekonomichef på Varberg Energi.
En av de stora förbättringarna som genomförts de senaste åren är fakturahanteringen. Detta gäller inte minst faktureringen från våra leverantörer, där vi tidigare har accepterat en mängd olika fakturaformer. Numera accepterar vi endast digitala fakturor och har försökt standardisera mallarna för dessa så gott det går. Det gäller också de interna flödena där våra fakturor inom organisationen nu går in i systemet automatiskt.
Allt fler kunder väljer digitala fakturor.
Även när det gäller betalningar från våra kunder har vi styrt upp formerna. Eftersom vi nu har betydligt fler kunder än tidigare måste också detta skötas effektivare.
– Vi ska vara hjälpsamma men inte dumsnälla. För våra kunder är inte alltid medvetna om hur mycket arbete det innebär för oss när det blir fel. Alla våra fakturor avrundas till jämna kronor så när en kund betalar in med ett öresbelopp i sista raden hamnar en sådan betalning automatiskt i en avvisningslista, där vi manuellt måste gå igenom fakturorna, säger Christina Brännström.
Värdeskapande
Den digitaliserade fakturahanteringen innebär att Varberg Energi kan spara omkring 2 000 pappersfakturor årligen men också att resurser och arbetstimmar frigörs till andra arbetsuppgifter.
– Det kan upplevas som lite larvigt att prata om icke-utskrivna papper men det är inte försumbart. Tidigare hade vi lådvis med intern- och leverantörsfakturor i vårt arkiv. Nu när fakturorna skickas och lagras digitalt har vi inte ett lika omfattande arkiv längre. Att slippa en del av den hanteringen generera fler timmar där vi istället kan ägna oss sådana uppgifter som är mer värdeskapande och proaktiva, säger Christina Brännström och fortsätter:
– Det går i linje med hela Varberg Energis profil att bli mer energieffektiva.
Fortlöpande arbete
Effektiviseringsarbetet på ekonomiavdelningen fortsätter fortlöpande. Under 2021 kommer vi att implementera en tidredovisning på avdelningen över hur lång tid olika uppgifter tar och därmed lättare utvärdera vad som vi redan gör bra och vad som vi kan göra bättre. För att komma vidare med vår effektivisering behöver vi fortsätta att utmana gamla rutiner och ifrågasätta varför vi gör saker på ett visst sätt.
Detta är något som vi behöver göra undan för undan och vi gör kontinuerligt förbättringar månad för månad. Och här gäller det att ha uthållighet om vi vill nå resultat framöver, säger Christina Brännström.
Pappersarkiven är snart ett minne blott.
Det här sidan innehåller exempel på hur vi bidrar till FN:s globala hållbarhetsmål #12 – Hållbar konsumtion och produktion.